สรุป บทที่ 6 ระบบสารสนเทศสำหรับการปฏิบัติงานทางธุรกิจ

ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด รวบรวม จัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ การวางแผน การบริหาร การควบคุม การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร

        

ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ

ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศแบ่งตามลักษณะการบริหารจัดการได้ 3 ระดับดังนี้
        - ระดับสูง (Top Level Management) กลุ่มของผู้ใช้ระดับนี้จะเกี่ยวข้องกับ ผู้บริหารระดับสูง มีหน้าที่กำหนดและวางแผนกลยุทธ์ขององค์กรเพื่อนำไปสู่เป้าหมาย โดยมีทั้งสารสนเทศภายใน และสารสนเทศภายนอก เพื่อวิเคราะห์แนวโน้มสถานการณ์โดยรวม ซึ่งระบบสารสนเทศในระดับนี้ต้องออกแบบให้ง่ายและสะดวกต่อการใช้งาน ไม่มีความซับซ้อนหรือยุ่งยาก แสดงผลทางด้านกราฟฟิคบ้าง ต้องตอบสนองที่รวดเร็วและทันท่วงทีด้วยเช่นกัน
        - ระดับกลาง (Middle Level Management) เกี่ยวข้องกับกลุ่มผู้ใช้งานระดับการบริหารและจัดการองค์กร ซึ่งมีหน้าที่รับนโยบายมาจากผู้บริหารระดับสูง นำมาสานต่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ด้วยการใช้หลักบริหารและจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบสารสนเทศที่ใช้มักได้มาจากแหล่งข้อมูลภายใน ระบบสารสนเทศจึงต้องมีการจัดอันดับทางเลือกแบบต่างๆไว้ โดยเลือกใช้ค่าทางสถิติช่วยพยากรณ์หรือทำนายทิศทางไว้ด้วย หากระดับของการตัดสินใจนั้นมีความซับซ้อนหรือยุ่งยากมากเกินไป
        - ระดับปฏิบัติการ (Operation Level Management) ผู้ใช้กลุ่มนี้จะเกี่ยวข้องกับการผลิตหรือการปฏิบัติงานหลักขององค์กร เช่น การผลิตหรือประกอบสินค้า งานทั่วไปที่ไม่จำเป็นต้องใช้การวางแผนหรือระดับการตัดสินใจมากนัก ข้อมูลหรือสารสนเทศในระดับนี้ จะถูกนำไปประมวลผลในระดับกลางและระดับสูงต่อไป

ประเภทของระบบสารสนเทศ      ปัจจุบันจะเห็นความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร กับระบบสารสนเทศ และเทคโนโลยีสารสนเทศชัดเจนมากขึ้น และเนื่องจากการบริหารงานในองค์กรมีหลายระดับ กิจกรรมขององค์กรแต่ละประเภทอาจจะแตกต่างกัน ดังนั้นระบบสารสนเทศของแต่ละองค์กรอาจแบ่งประเภทแตกต่างกันออกไป      พิจารณาจำแนกระบบสารสนเทศตามการสนับสนุนระดับการทำงานในองค์กร จะแบ่งระบบสารสนเทศได้เป็น 6 ประเภท ดังนี้ (Laudon & Laudon, 2001)         1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems - TPS) เป็นระบบที่ทำหน้าที่ในการปฏิบัติงานประจำ ทำการบันทึกจัดเก็บ ประมวลผลรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน โดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ทำงานแทนการทำงานด้วยมือ ทั้งนี้เพื่อที่จะทำการสรุปข้อมูลเพื่อสร้างเป็นสารสนเทศ ระบบประมวลผลรายการนี้ ส่วนใหญ่จะเป็นระบบที่เชื่อมโยงกิจการกับลูกค้า ตัวอย่าง เช่น ระบบการจองบัตรโดยสารเครื่องบิน ระบบการฝากถอนเงินอัตโนมัติ เป็นต้น ในระบบต้องสร้างฐานข้อมูลที่จำเป็น ระบบนี้มักจัดทำเพื่อสนองความต้องการของผู้บริหารระดับต้นเป็นส่วนใหญ่เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานประจำได้ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักจะอยู่ในรูปของ รายงานที่มีรายละเอียด รายงานผลเบื้องต้น         2. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems- OAS) เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงาน ระบบจะประสานการทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์ การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้นผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร กำหนดการ สิ่งพิมพ์         3. ระบบงานสร้างความรู้ (Knowledge Work Systems - KWS) เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุน บุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ บริการใหม่ ความรู้ใหม่เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน หน่วยงานต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการ ก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของ สิ่งประดิษฐ์ ตัวแบบ รูปแบบ เป็นต้น         4. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems- MIS) เป็นระบบสารสนเทศสำหรับผู้ปฏิบัติงานระดับกลาง ใช้ในการวางแผน การบริหารจัดการ และการควบคุม ระบบจะเชื่อมโยงข้อมูลที่มีอยู่ในระบบประมวลผลรายการเข้าด้วยกัน เพื่อประมวลและสร้างสารสนเทศที่เหมาะสมและจำเป็นต่อการบริหารงาน ตัวอย่าง เช่น ระบบบริหารงานบุคลากร ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของรายงานสรุป รายงานของสิ่งผิดปกติ         5. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems – DSS) เป็นระบบที่ช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจสำหรับปัญหา หรือที่มีโครงสร้างหรือขั้นตอนในการหาคำตอบที่แน่นอนเพียงบางส่วน ข้อมูลที่ใช้ต้องอาศัยทั้งข้อมูลภายในกิจการและภายนอกกิจการประกอบกัน ระบบยังต้องสามารถเสนอทางเลือกให้ผู้บริหารพิจารณา เพื่อเลือกทางเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์นั้น หลักการของระบบ สร้างขึ้นจากแนวคิดของการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยการตัดสินใจ โดยให้ผู้ใช้โต้ตอบโดยตรงกับระบบ ทำให้สามารถวิเคราะห์ ปรับเปลี่ยนเงื่อนไขและกระบวนการพิจารณาได้ โดยอาศัยประสบการณ์ และ ความสามารถของผู้บริหารเอง ผู้บริหารอาจกำหนดเงื่อนไขและทำการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขต่างๆ ไปจนกระทั่งพบสถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุด แล้วใช้เป็นสารสนเทศที่ช่วยตัดสินใจ รูปแบบของผลลัพธ์ อาจจะอยู่ในรูปของ รายงานเฉพาะกิจ รายงานการวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจ การทำนาย หรือ พยากรณ์เหตุการณ์         6. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System - EIS) เป็นระบบที่สร้างสารสนเทศเชิงกลยุทธ์สำหรับผู้บริหารระดับสูง ซึ่งทำหน้าที่กำหนดแผนระยะยาวและเป้าหมายของกิจการ สารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงนี้จำเป็นต้องอาศัยข้อมูลภายนอกกิจกรรมเป็นอย่างมาก ยิ่งในยุคปัจจุบันที่เป็นยุค Globalization ข้อมูลระดับโลก แนวโน้มระดับสากลเป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการแข่งขันของธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของการพยากรณ์/การคาดการณ์

http://www.thaigoodview.com/library/contest2552/type2/tech04/22/cit/8_2.html

วงจรการทำงานของระบบปฏิบัติงานทางธุรกิจ
        TPS จะถูกพัฒนาขึ้น เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานประจำวันขององค์การ ซึ่งมีลักษณะร่วมที่ต้องปฏิบัติตามรอบระยะเวลา หรือขั้นตอนการปฏิบัติที่กำหนดไว้ โดยที่ผู้ใช้สามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ให้การทำงานสะดวกขึ้น ปกติวงจรการทำงานของระบบสารสนเทศสำหรับปฏิบัติการทางธุรกิจมี ดังนี้
        1. การป้อนข้อมูล (Data Entry) เป็นส่วนแรกหรือจุดเริ่มต้นของวงจรการปฏิบัติงานทางธุรกิจ โดยการป้อนข้อมูลจะเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้น แล้วทำการป้อนลงไปในระบบคอมพิวเตอร์ หรือสื่อสำรองสำหรับการเก็บข้อมูลที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถอ่านได้ เพื่อรอการนำไปใช้งาน โดยที่ข้อมูลส่วนมากจะเป็นข้อมูลที่ได้มาจากเอกสารที่เกิดจากการดำเนินงานของธุรกิจในแต่ละวัน เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบส่งสินค้า และใบกำกับสินค้า เป็นต้น
        2. การประมวลผลหรือการปฏิบัติงานกับข้อมูล (Transaction Processing) หลังจากการป้อนหรือเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลให้เหมาะที่เครื่องคอมพิวเตอร์จะสามารถอ่านได้แล้ว ขั้นต่อไปจะเป็นการนำเอาข้อมูลที่จัดเก็บไปประมวลผล ซึ่งผู้ใช้สามารถทำได้ 2 วิธี ต่อไปนี้
                2.1 แบบครั้งต่อครั้ง (Batch) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลไว้ระยะหนึ่ง เพื่อรอให้มีปริมาณข้อมูลเพียงพอแล้วจึงทำการประมวลผล เพื่อให้ได้สารสนเทศสำหรับการใช้งาน การประมวลผลแบบครั้งต่อครั้งจะเหมาะที่จะใช้งานกับระบบสารสนเทศที่มิได้เชื่อมโยงกับสภาพแวดล้อมในการปฏิบัติงานโดยตรง หรือลักษณะงานที่ต้องใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูล ตลอดจนไม่มีความเร่งด่วนในการใช้งานสารสนเทศ
                2.2 แบบตามเวลาที่เกิดขึ้นจริง (Real Time) การประมวลผลข้อมูลจะเกิดขึ้นทันทีที่ข้อมูลถูกป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบประมวลผลจะให้สารสนเทศที่เป็นจริงตามสถานการณ์โดยไม่ต้องทำการรวบรวมข้อมูลเข้าเป็นกลุ่ม การประมวลผลตามเวลาที่เกิดขึ้นจริงจะเหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องตอบสนองกับสิ่งแวดล้อมอย่างรวดเร็ว ต่อไปการแข่งขันที่รุนแรงซับซ้อนในอนาคตจะทำให้ธุรกิจต้องการระบบประมวลผลข้อมูลแบบตามเวลาที่เกิดจริงมากขึ้น เพื่อให้สามารถตัดสินใจอย่างถูกต้องภายใต้ข้อจำกัดของระยะเวลา

        3. การปรับปรุงฐานข้อมูล (File / database Updating) ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลจะถูกนำไปปรับปรุง และจัดเก็บอย่างเป็นระบบในฐานข้อมูลหือไฟล์ต่าง ๆ ซึ่งการปรับปรุงข้อมูลอาจทำเป็นระยะ ๆ เช่น รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ขึ้นอยู่กับความต้องการใช้งาน และความทันสมัยของข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูล
        4. การผลิตรายงานและเอกสาร (Document and Generation) เป็นการผลิตรายงานและเอกสารอ้างอิงภายในองค์การ ซึ่งแสดงถึงการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นของระบบ โดยเอกสารต่าง ๆ ที่ผลิตขึ้นจากระบบปฏิบัติงานทางธุรกิจเรียกว่า เอกสารการปฏิบัติงาน ซึ่งสามารถแบ่งการผลิตรายงานและเอกสารออกเป็น 3 ประเภท ดังต่อไปนี้
                4.1 เอกสารที่เกี่ยวกับสารสนเทศ (Information Document) เป็นเอกสารที่แสดงให้เห็นรายละเอียดของการทำงานในแต่ละกระบวนการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบรายงานการสั่งซื้อสินค้า เป็นต้น ตลอดจนการรายงานถึงปัญหาหรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการทำงาน
                4.2 เอกสารการปฏิบัติการ (Action Document) เป็นเอกสารที่ก่อให้เกิดการปฏิบัติงานของผู้รับเอกสาร เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า เมื่อเอกสารนี้ถูกส่งไปถึงผู้ขายวัตถุดิบก็จะก่อให้เกิดการปฏิบัติงาน โดยที่ผู้ขายต้องจัดส่งสินค้าตามที่ระบุในใบสั่งซื้อสินค้าให้แก่ผู้ซื้อให้ทันตามกำหนดหรือเช็คเงินสด เมื่อผู้รับนำเช็คไปถึงธนาคารก็จะก่อให้เกิดการทำงาน คือสามารถขึ้นเงินได้ เป็นต้น
                4.3 เอกสารหมุนเวียน (Circulating Document) เป็นเอกสารที่ถูกส่งออกไปแล้วจะมีการหมุนเวียนไปยังผู้เกี่ยวข้องต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ เพื่อให้รับทราบหรือดำเนินงาน เมื่อถูกส่งไปถึงลูกค้าก็จะมีเอกสารบางส่วน หรือสำเนาเอกสารถูกแยกออกแล้วส่งมายังเจ้าหนี้พร้อมกับจำนวนเงินที่จ่าย เป็นต้น
        5. การให้บริการสอบถาม (Inquiring Processing) ปกติองค์การธุรกิจจะจัดเก็บและรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานไว้เป็นหลักฐาน ซึ่งเกี่ยวข้องทั้งกับลูกค้าและผู้ขายวัตถุดิบ นอกจากข้อมูลจะได้รับการประมวลผลและนำไปปรับปรุงให้ข้อมูลเดิมในฐานข้อมูลให้มีความทันสมัยแล้ว เมื่อลูกค้าหรือผู้ขายวัตถุดิบมีความต้องการอยากทราบถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจก็จะทำการสอบถาม เช่น ยอดบัญชีค้างชำระ หรือยอดเงินฝากในบัญชีธนาคาร เป็นต้น โดยที่ TPS จะทำหน้าที่ตอบสนองตามที่ผู้เกี่ยวข้องร้องขอเข้ามา หรืออีกนัยหนึ่ง TPS เป็นการใช้ข้อมูลและสารสนเทศที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์ต่อการดำเนินงานในแต่ละวันของทั้งองค์การ และผู้ใช้งานสารสนเทศจากภายนอก

        หัวข้อที่ผ่านมาแสดงให้เราเห็นว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะระบบรวบรวมและประมวลผลข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกว่า คอมพิวเตอร์ ถูกนำมาช่วยให้การทำงานของธุรกิจสะดวก ถูกต้อง และรวดเร็วขึ้น ตลอดจนช่วยเพิ่มคุณค่าหรือก่อให้เกิดรูปแบบใหม่ในการดำเนินงาน ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของผู้บริหารและผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศขององค์การที่ต้องประสานงานและกำหนดทางในการนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมมาใช้กับองค์การ

 http://www.sirikitdam.egat.com/web_mis/119/noname7.htm

นางสาววิภาดา จำปางาม บกจ 3/2